วิธีการแรกของการใช้เช่าเครื่องถ่ายเอกสารให้เอางานพิมพ์ที่จะทำคัดลอกมาคว่ำลงบนกระจกของเครื่องถ่ายเอกสาร ปิดแผ่นฝาของเครื่องเช่าถ่ายเอกสารสำหรับไม่ให้แสงเข้าเครื่อง ตั้งรายละเอียดปลีกย่อยที่ต้องการ ดังเช่น สัดส่วนกระดาษ สัดส่วนงานพิมพ์  ความเข้มของน้ำหมึก จำนวนถ่ายที่ต้องการ เป็นอาทิ ต่อจากนั้นกดปุ่มปล่อยกระดาษพอให้เครื่องทำการถ่ายเอกสารตามปรารถนา ครั้นเมื่อได้คัดลอกครบตามปริมาณที่ตั้งไว้ เครื่องเช่าถ่ายเอกสารจะหยุดการทำงาน แล้วจึงกดปุ่มพักเครื่องเพื่อที่จะประหยัดกระแสไฟฟ้า

เครื่องถ่ายเอกสารเป็นวัสดุอุปกรณ์สำนักงานที่มีความหมายมากชนิดหนึ่งจึงน่าจะหาแนวทางรักษาให้สามารถใช้งานได้ดี ไม่มีข้อสงสัย และทำให้อดออมงบในการถนอมเครื่องเช่นกัน อันจะเป็นเหตุให้การทำงานมีความสามารถ การบำรุงรักษาเครื่องขั้นแรกทำได้ทั้งนี้

ในการถ่ายเอกสาร หากกระดาษเข้าไปติดในเครื่องให้ตรวจสอบการงานของลูกยางว่า วนไปในแนวใดดึงกระดาษที่ติดไว้ออกตามรูปร่างการวนรอบของลูกยางนั้น อย่าใช้ปลั๊กไฟฟ้าร่วมกับสิ่งของเครื่องใช้ชนิดอื่น เพื่อ ความสามารถของเครื่อง

พิจารณาวัตถุที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสารให้จำนวนพอ ใช้เครื่องถ่ายเอกสารตามกรรมวิธีที่ระบุไว้ ระแวดระวังอย่าให้เครื่องถ่ายเอกสารโดนน้ำ พร้อมทั้งอย่าให้ฝุ่นผงเข้าเครื่อง

ถ้าเครื่องเก่า อย่าทำการบูรณะด้วยตนเอง ให้เรียกช่างไม่ก็ผู้รอบรู้การมากระทำการซ่อมไม่ก็มีข้อสงสัยในการใช้เครื่อง ให้ติดต่อสอบถามช่างหรือไม่ก็มืออาชีพการใช้เครื่อง

ต้องมีรายงานประจำเครื่องเพื่อที่จะกระทำการบันทึกประวัติของเครื่องไว้

ครั้นเลิกใช้เครื่อง ควรถอดเต้าเสียบออก พร้อมทั้งใช้ผ้าคลุมเครื่องทุกคราวหลังจากเลิกใช้งานในแต่ละวันเพื่อที่จะระแวดระวังฝุ่นเข้าเครื่อง เมื่อทำได้ปานฉะนี้การใช้เครื่องเช่าถ่ายเอกสารก็จะใช้ได้นานพร้อมทั้งชัวร์ได้ว่าจะทำเอามีศักยภาพทวีแน่ๆ